היום אנחנו נדבר על איך אתם יכולים ״להרים כסף מהרצפה״ בצורה פשוטה מאוד ולמה למרות שיש לכם את כלל אנשי המקצוע, אתם עדיין חייבים לבדוק ולהיות בשליטה על הפיננסים בבית העסק שלכם כל הזמן.
כל חברה בע״מ חייבת הנהלת חשבונות אשר תפקידה, בין השאר, להנפיק חשבוניות, תיעוד ורישומן במערכות, הכנת משכורות, תשלום לספקים, גביית חובות, רישומי מלאי, התאמות בנקים ועוד לפי אופיו ותחומיו של הארגון.
כאשר הנהלת החשבונות מייצגת אתכם מול מע״מ, כל טעות קטנה בדוח יכולה להביא להוצאות אשר אינן צריכות לצאת מבית העסק והיו מקרים שהיינו עדים אליהם שמחובות של 10,000 למע״מ, היה מינוס 4,000₪, כלומר, מע״מ היו חייבים לבית העסק כסף.
אז איך אתם יכולים להימנע מכך?
נתחיל בכך שזאת לא תמיד אשמת הנהלת החשבונות, המערכת נבנתה מראש בצורה בירוקרטית שתיצור טעויות אנוש ולכן יש היום מערכות שיכולות לעזור לנו וגם אתם, בעלי החברה חייבים לקחת חלק ואחריות בדבר כמו בכל תחום אחר בעסק שלכם.
1 – מערכת bizbox הינה מערכת של כניסות תזרמיות ומע״מ כמו ספקים, עמלות וכו אשר מאפשרת לנו לעקוב אחר התזרים של בית העסק והחזרי המע״מ שיהיו לנו, כך מראש נוכל לדעת כמה נצטרך לשלם ובכל דרישת תשלום אנו נשווה בין המערכת לבין הדרישה ממע״מ ונדע האם יש התאמה או האם יש טעות.
2- מעבר דוחות תשומות.
הנהלת חשבונות מקבלת חשבונית היא מדווחת באותו חודש וממלאת את השורה, כלומר, חייב להיות רשום ליד החשבונית מהי (האם היא ספק ואם כן איזה, האם זה תשלום לפייסבוק על הרצת קמפיינים או שזאת הוצאה עסקית בכלל) ובכל סוף שנה יש מילוי דוח נוסף.
שני הדוחות האלו מאפשרים לנו לעבור על כל השורות של החשבוניות בבנק ולראות כי הן הוכנסו בצורה נכונה ואין טעות שעליה אנחנו נשלם ביוקר.
לכן, אל תתפשרו על הנהלת חשבונות זולה אלא תקחו את הטוב ביותר, במקום ״לחסוך״ 1,000₪ בחודש, אתם בטווח הארוך תחסכו הרבה יותר על החזרי מע״מ תימנעו מטעויות שיעלו ביוקר ויצאו על חשבון התפתחות והרחבת בית העסק שלכם ותמיד אבל תמיד! תהיו בבקרה על התזרים והחשבוניות.
